Top 10 Tipps für erfolgreiches Veranstaltungsmanagement
Die Planung einer Veranstaltung kann ein stressiger Prozess sein, bei dem sich die Organisatoren oft überfordert fühlen. Unsere 10 besten Tipps für erfolgreiches Eventmanagement helfen Ihnen, die hohe Kunst der Planung einer unvergesslichen und effektiven Veranstaltung zu meistern.
1. Beginnen Sie früh
Beginnen Sie mit der Planung so früh wie möglich. Wenn es sich bei Ihrer Veranstaltung um eine Großveranstaltung handelt, sollten Sie realistischerweise vier bis sechs Monate im Voraus mit der Planung beginnen. Kleinere Veranstaltungen benötigen mindestens einen Monat Planungszeit. Damit die letzte Phase vor der Veranstaltung reibungslos verläuft, sollten Sie dafür sorgen, dass alle Verträge mit den Lieferanten einige Wochen vor der Veranstaltung abgeschlossen sind.
2. Bleiben Sie flexibel
Im Laufe der Planung der Veranstaltung werden sich einige Dinge ändern. Egal, ob es sich um Veranstaltungszeiten, Veranstaltungsorte oder sogar die Art der Veranstaltung handelt, Sie müssen sicherstellen, dass Sie flexibel sind und den sich ändernden Anforderungen gerecht werden können.
3. Verhandeln Sie
Auch wenn viele Anbieter Ihnen das Gegenteil behaupten: Alles ist verhandelbar. Denken Sie daran, dass bei jeder Veranstaltung unvorhergesehene Kosten anfallen, versuchen Sie also, einen möglichst niedrigen Preis auszuhandeln. Legen Sie Ihr Budget fest, bevor Sie sich mit einem Anbieter treffen, und bieten Sie an, 5 bis 10 % weniger zu zahlen als diesen Betrag. Ihr Anbieter wird sich vielleicht wehren, aber letztlich will er Ihren Auftrag gewinnen.
4. Zuständigkeiten zuweisen
Teilen Sie die verschiedenen Elemente der Veranstaltung in Abschnitte auf (z. B. Registrierung, Catering, Transport) und weisen Sie jedem Mitglied Ihres Teams einen Abschnitt zu. Da sie allein für ihren Bereich verantwortlich sind, haben sie einen besseren Überblick über kleine Änderungen im Detail.
5. Erstellen Sie ein gemeinsames Dokument
Die Cloud bringt viele Vorteile mit sich, und die Zusammenarbeit mit Ihrem Team könnte nicht einfacher sein. Damit alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind, sollten Sie ein zentrales Handbuch oder Dokument erstellen, in dem alle Einzelheiten der Veranstaltung aufgeführt sind, z. B. Lieferantenverträge, Teilnehmerinformationen und der Veranstaltungsplan. In einem gemeinsamen Dokument kann jeder nachschlagen, wenn er sich unsicher ist, und Ihr gesamtes Team kann erkennen, wenn etwas nicht an seinem Platz ist.
6. Haben Sie einen Backup-Plan
Es kommt selten vor, dass eine Veranstaltung ohne mindestens ein Problem über die Bühne geht: Ein Gegenstand taucht nicht auf oder eine wichtige Person kommt zu spät. Beurteilen Sie die wichtigsten Güter, die auf Ihrer Veranstaltung vorhanden sein werden, und erstellen Sie für jedes einen Ersatzplan. Wenn in Zukunft mehrere Probleme auftreten, sollten Sie diese sortieren und entscheiden, ob eine Alternative gefunden werden kann oder ob die Veranstaltung ganz gestrichen werden sollte.
7. Durchlauf
Gehen Sie etwa zwei Wochen vor der Veranstaltung den gesamten Ablauf der Veranstaltung durch. Organisieren Sie ein Treffen mit Ihrem Team und gehen Sie im Geiste alles durch, von den ersten Vorbereitungen bis zur Nachbereitung. Bei diesen Treffen werden oft Komplikationen aufgedeckt, und Sie haben Zeit, sie zu korrigieren. Einige Tage vor der Veranstaltung organisieren Sie einen weiteren Durchlauf am Veranstaltungsort.
8. Fotografieren Sie alles
Bilder sagen mehr als tausend Worte, und die Veröffentlichung positiver Fotos im Internet ist eine hervorragende Möglichkeit, den Erfolg Ihrer Veranstaltung zu demonstrieren. Wenn Sie über das nötige Budget verfügen, sollten Sie einen professionellen Fotografen beauftragen, der sich mit der Art der benötigten Fotos auskennt und auf Sie zugeht, um Einzelheiten zu erfahren. Bitten Sie um eine Reihe von Aufnahmen, um sicherzustellen, dass Sie alle Bereiche abdecken, z. B. einen Schnappschuss des vollen Saals, Fotos des Veranstaltungs-Brandings und viele Fotos, auf denen sich die Teilnehmer amüsieren.
9. Gehen Sie online
Eine Veranstaltung ist die perfekte Gelegenheit, um Ihre Präsenz in den sozialen Medien zu erhöhen. Erstellen Sie einen eigenen Hashtag für Ihre Veranstaltung auf Twitter und fordern Sie Ihre Follower auf, darüber zu twittern. Legen Sie auf Facebook eine Veranstaltung an, und fordern Sie Ihre Anhänger auf, die Veranstaltung in entsprechenden Beiträgen zu markieren. Laden Sie Ihre Fotos nach der Veranstaltung hoch und fordern Sie die Nutzer auf, sich selbst zu taggen.
10. Sofortige Nachbereitung.
Nach der Veranstaltung tappen viele Organisatoren in eine häufige Falle – sie machen eine Pause. Auch wenn die Logistik erledigt ist, ist es wichtig, proaktiv mit den Teilnehmern in Kontakt zu treten, sei es per E-Mail oder über soziale Medien, um den Erfolg der Veranstaltung zu demonstrieren.